为了加强我院会计档案的科学管理，规范和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅、销毁等管理制度，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案管法》，结合我院实际，特制定本实施办法。
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿及会计报表等会计专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。我院的会计档案工作由财务处及档案管理科共同负责业务指导、监督与检查。
二、会计档案是指会计凭证、会计帐簿、和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
（一） 综合类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，上级有关财务会计工作的文件资料，上级下达的各项经费指标的通知文件，本校有关财务管理方面的规章制度，学校基金管理工作的文件，有关财务管理方面的其他文件材料，其他应当保存的会计核算资料。
（二）会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
（三）会计账簿类：总帐、明细账、日记账，固定资产卡片、辅助账簿，其他会计账簿，银行对账单。
（四）会计报表类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表及文字说明、银行存款余额调节表，其它财务报告。
财务处每年形成的会计档案，应按有关会计档案的条件，整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，由财务处自行保管一年，期满后，由财务处指定专人按高校财会归档有关编码及分类规定编造一清册移交档案室保管。财务处应按期归档会计档案，不得自行封存。
三、财务处各科室对自行保管期内的会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，有效利用。原则上不得向外出借会计档案，如有特殊需要，须经财务处长批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
四、撤销、合并科室的会计档案，应随同科室的全部档案一并交给指定单位，并按规定办理交接手续。
五、会计档案一般不得借出。如有需要，经院长批准，可提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
六、高等学校会计档案的保管期分为永久、定期两类。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、25年5类。
七、保管期满的会计档案，除本办法第7条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一） 由档案室会同财务处建议销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由院长在会计档案销毁清册上签署意见。
（二） 销毁会计档案时，应由上级教育主管部门、档案室、财务处共同派员监销。
（三） 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案清册上签字，并将销毁情况向院长汇报。
八、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出里卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
九、本办法由院财务处负责解释，自颁布之日起执行。
附：会计档案保管期限表
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序号
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档案名称
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保管期限
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备注
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一
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综合类
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1
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会计移交清册
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15年
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2
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会计档案保管清册
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永久
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3
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会计档案销毁清册
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永久
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4
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上级有关财务会计工作的文件资料
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永久
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5
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上级下达的各项经费指标的通知文件
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长期
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6
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本校财务管理工作的计划、总结、请示、批复
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长期
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7
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本校有关财务管理方面的规章制度
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长期
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8
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学校基金管理工作的文件
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短期
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9
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有关财务管理方面的其他文件材料
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短期
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二
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会计凭证类
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10
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原始凭证
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15年
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11
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记账凭证
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15年
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12
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汇总凭证
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15年
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三
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会计账簿
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13
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总账
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15年
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包括日记总账
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14
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明细帐
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15年
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15
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日记账
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15年
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现金和银行存款日记账保管25年
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16
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固定资产卡片
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固定资产报废清理后保管5年
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17
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辅助账簿
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15年
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18
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银行对账单
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5年
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四
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会计报表类
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包括各级主管部门汇总财务报告
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19
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月、季度财务报告
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3年
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包括文字分析
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20
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年度财务报告（决算）
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永久
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包括文字分析
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21
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银行余额调节表
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5年
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